Efisiensi dan Efektivitas Manajemen Sistem Surat Pada PT. PLN (Persero) Area Malang

Abstract

Abstract: Efficiency and Effectivity of Letter System Management on PT. PLN (Persero) Malang Area (Study of Implementation Aplikasi Manajemen Surat System). Letter as communication media to supporting organization administration process hold important role in supplying data source and information. Manually management letter is viewed less efficient and effective because of spend a lot of time, space, cost, energy, and reluctant to be lost of some letters as well as expensive for reduplication and delivery cost, stated by Sasongko and Diarto (2009). In order to solve that problem, PT. PLN (Persero) Malang Area designed an application system of letters management (Aplikasi Manajemen Surat or AMS) with web basis in managing received letters and sent letters. By that computerized system and automatic, the researcher is desire to understand about implementation model of AMS and efficiency and effectiveness of AMS in its implementation. The research by using qualitative method with descriptive approach shows that AMS is a system of letters management utilizing data communication of networking with internet basis by website that is used to manage correspondences on secretariat which are useful to ensure fluency of letters acceptance directly, to make easy of letter distribution to destination, accelerating sent letter delivery without shipping service and to make easy in finding letters archive.

Keywords: efficiency, effectiveness, letters management

 

Abstrak: Efisiensi dan Efektivitas Manajemen Sistem Surat pada PT.PLN (Persero) Area Malang (Studi Penerapan Sistem Aplikasi Manajemen Surat). Surat sebagai sarana komunikasi pendukung proses administrasi organisasi memegang peranan penting penyedia sumber data dan informasi. Pengelolaan surat secara manual dinilai kurang efisien dan efektif karena pemborosan waktu, ruang, biaya, tenaga, dan rentan hilangnya beberapa surat serta mahalnya biaya penggandaan dan pengiriman, diungkapkan oleh Sasongko dan Diarto (2009). Menyikapi permasalahan tersebut, PT.PLN (Persero) Area Malang merancang sistem Aplikasi Manajemen Surat (AMS) berbasis web dalam mengelola surat masuk dan surat keluar. Melalui sistem yang terkomputerisasi dan otomatis tersebut, peneliti ingin mengetahui model penerapan AMS dan mengetahui nilai-nilai efisiensi dan efektivitas dalam penerapannya. Penelitian dengan menggunakan metode deskriptif pendekatan kualitatif menunjukkan bahwa AMS adalah suatu sistem manajemen surat yang memanfaatkan jaringan komunikasi data berbasis internet melalui website yang dipergunakan untuk mengelola administrasi surat menyurat pada bidang kesekretariatan berguna untuk menjamin kelancaran penerimaan surat secara langsung, mempermudah pendistribusian surat kepada tujuan, mempercepat pengiriman surat keluar tanpa jasa pengiriman dan mempermudah pencarian arsip surat.

Kata kunci: efisiensi, efektivitas, manajemen surat